CONVENTION « VILLE DE LES MARCHES – COMITE DE JUMELAGE »
ENTRE
La commune de LES MARCHES représentée par son Maire, monsieur Serge JOLY, selon le mandat donné par délibération du Conseil Municipal en date de mars 2001, et désignée sous l’appellation de « la Commune de LES MARCHES », d’une part,
ET
L’association dénommée « Jumelage en Marches », constituant le Comité de Jumelage association sans but lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est sis en la mairie de LES MARCHES, représentée par son Président, monsieur André BENETTI, selon mandat donné par délibération du Conseil d’Administration, désignée sous l’appellation de « Comité de Jumelage » d’autre part,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Le jumelage de LES MARCHES avec la ville de STEPPS, dépendant de l’autorité administrative de North Lanarkshire Council Motherwell MLIITW, a été décidé par délibération du Conseil Municipal du 4 février 2002 et la Convention de jumelage a été signée.
Il exprime la volonté de LES MARCHES et STEPPS de rapprocher leurs habitants en vue d’œuvrer dans le sens de l’unification de l’Europe.
C’est pourquoi, dans le but d’assurer la pérennité des liens unissant les populations de LES MARCHES et de sa ville jumelle, des contacts et échanges doivent être créés et entretenus à divers niveaux (scolaire, associatif, culturel, sportif, professionnel, familial, individuel) indépendamment des visites et manifestations officielles.
La commune assume la responsabilité du jumelage et le Conseil Municipal est garant de la politique à mener dans ce domaine mais il entend y associer tous les habitants, notamment à travers le tissu associatif.
TITRE PREMIER
Article 1
Dans le but de :
· favoriser une plus large participation des habitants de la commune aux activités de jumelage ;
· soulager le Conseil Municipal et ses Commissions d’un certain nombre de tâches qui peuvent être déléguées ;
La Commune mandate le Comité de Jumelage aux fins de mettre en œuvre toutes les activités normalement impliquées par le jumelage à l’exception de celles qui ne peuvent être entreprises qu’en vertu du mandat électif détenu par le Maire et le Conseil Municipal ou qui engagent leur responsabilité propre.
Article 2
Restent du domaine strictement réservé au Maire et au Conseil Municipal :
· les décisions de politique générale;
· la participation à toute cérémonie ou manifestation comportant la représentation de la Commune par ses élus;
· la réception officielle d’élus municipaux de la ville jumelle ou de représentants des autorités de son pays;
· l’engagement de toute dépense directement imputable sur le budget de la Commune;
· toute initiative réservée réglementairement au Maire ou au Conseil Municipal et nécessitant une délibération de ce dernier.
Article 3
Le Comité de Jumelage est expressément mandaté par la Commune pour :
· la promotion du Jumelage dans la ville et auprès des habitants;
· l’incitation des associations et organisations locales à participer au Jumelage dans le cadre et par le moyen des activités qui leur sont propres;
· l’établissement du programme annuel des activités de jumelage à l’exception des réceptions officielles éventuelles décidées en coordination avec le Conseil Municipal;
· l’organisation des échanges de jeunes à titre individuel ou familial. Les échanges organisés à titre collectif sont du ressort, soit des établissements d’enseignement, soit des associations locales auxquelles le Comité pourra, sur leur demande, prêter son concours;
· l’organisation de voyages en groupes pour les habitants de la Commune désirant se rendre dans la ville jumelle ou participer à des manifestations européennes;
· l’organisation de visites diverses dans le cadre européen;
· l’organisation d’échanges culturels, professionnels ou autres, qui ne seraient pas du ressort spécifique d’une association ou organisation locale de la Commune;
· l’assistance à toutes les associations ou organisations locales désirant entreprendre une activité ou un échange dans le cadre du Jumelage, à condition que cette assistance soit expressément requise;
· l’attribution d’une aide financière aux jeunes ou aux associations dans tous les cas où une telle aide peut s’avérer possible et souhaitable;
· l’aide matérielle ponctuelle, à condition qu’elle soit possible et souhaitable, à l’organisation et/ou la réalisation d’activités ou manifestations susceptibles de promouvoir le Jumelage ou d’accroître la participation des habitants de la Commune à leur développement;
· l’organisation de l’accueil des habitants de la ville jumelle à l’occasion de toutes les manifestations qui ne seraient pas spécifiquement prises en charge par une association locale. Cet accueil devra être assuré, dans la mesure du possible, dans les familles résidant sur le territoire de la Commune ou d’une des Communes qui s’associeraient au Jumelage, sauf dans le cas où les familles reçues manifesteraient le désir de poursuivre des relations déjà engagées, en dehors de la Commune à l’occasion de rencontres précédentes;
· l’organisation des manifestations officielles chaque fois que le Conseil Municipal en exprimera le souhait.
Article 4
Les listes figurant aux articles 2 et 3 ne pouvant avoir un caractère exhaustif, toute action de Jumelage non prévue par ces articles et ne pouvant se rattacher sans aucun doute à l’un des cas énumérés, devra faire l’objet d’une concertation dans les conditions prévues à l’article 15.
La décision prise alors ne pourra avoir qu’un caractère occasionnel à moins de faire l’objet, si l’action doit se répéter, d’un additif au présent protocole selon la procédure prévue à l’article 21.
Article 5
Le Comité de Jumelage accepte l’ensemble du mandat qui lui est donné par la Commune. Il s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour mener à bien la mission qui lui est confiée.
Il s‘engage enfin à ouvrir toutes ses actions à l’ensemble de la population.
TITRE SECOND
Article 6
Les frais de fonctionnement courants de l’association signataire doivent être couverts par ses propres ressources.
Article 7
Dans le but de donner au Comité de Jumelage les moyens nécessaires pour exercer les fonctions qui lui sont déléguées par le présent protocole et de permettre ainsi au plus grand nombre d’habitants de participer aux activités, la Commune versera chaque année au Comité de Jumelage une dotation globale forfaitaire.
Le montant de cette dotation, calculé sur la base d’une contribution par habitant, sera inscrit au budget primitif de la Commune. La dotation sera votée chaque année, par le Conseil Municipal, lors du vote du budget primitif.
Le nombre d’habitants à retenir sera celui figurant au dernier recensement officiellement publié. En cas d’augmentation notable du nombre d’habitants entre deux recensements, la Municipalité pourra décider de majorer le montant de la dotation d’un pourcentage correctif.
Article 8
Cette dotation ne peut en aucun cas servir à subventionner totalement ou même partiellement :
· les voyages de détente, de loisirs, ou touristiques des habitants se déplaçant à titre individuel, isolément ou en groupes;
· le déplacement, l’hébergement, le repas ou autres frais de même nature des administrateurs de l’association signataire, y compris les membres de droit désignés par le Conseil Municipal.
Article 9
La dotation ne devra pas non plus être utilisée pour couvrir les frais d’organisation des réceptions officielles dont le Comité de Jumelage aurait été chargé par la Commune.
Ces frais seront pris en compte directement par le budget communal dès lors qu’ils auront été autorisés par le Maire sur présentation d’un devis établi par le Comité.
Article 10
Le Comité de Jumelage fournira chaque année avant le 31 janvier, à la Municipalité :
*le rapport d’activités de l’année écoulée,
*le programme des activités prévues pour l’année en cours,
*le rapport financier comportant les éléments ci-dessous :
¤ compte d’exploitation faisant apparaître distinctement les dépenses imputées sur la dotation municipale et celles imputées sur les ressources de l’association,
¤ situation de trésorerie,
¤ budget prévisionnel faisant apparaître les mêmes distinctions que ci-dessus,
¤ liste nominative des personnes et associations ayant bénéficié d’une aide financière avec indication de la date, du montant et de l’objet de chaque participation.
Le rapport financier devra avoir été approuvé par le Commissaire aux comptes, désigné par le conseil d’administration du comité de jumelage, dont il comportera la signature et les observations éventuelles.
TITRE TROISIEME :
RELATIONS ENTRE LE CONSEIL MUNICIPAL DE LES MARCHES ET LE COMITE DE JUMELAGE
Article 11
La liaison permanente entre le Conseil Municipal et le Conseil d’Administration du Comité de Jumelage sera assurée les Conseillers municipaux, membres de droit du Conseil d’Administration, désignés à cet effet par le Conseil Municipal.
Cette représentation devra être expressément prévue par les statuts du Comité de Jumelage.
Article 12
Les Conseillers municipaux désignés par la Commune de LES MARCHES, membres de droit du Conseil d’Administration de l’association signataire , jouiront des mêmes prérogatives, pouvoirs et devoirs que les autres administrateurs. Ils participeront, en conséquence, à toutes les séances du Conseil d’Administration avec voix délibérative.
Toutefois, ils ne pourront solliciter le mandat de président, ni celui de trésorier.
Article 13
Afin d’assurer dans les meilleures conditions le respect des orientations du Conseil Municipal en matière de jumelage, il est institué un « Conseil d’Orientation » qui définit les grandes orientations et les priorités d’action du Comité de Jumelage.
Ce « Conseil d’Orientation » est composé :
¤ du Maire (ou du Maire-Adjoint délégué), président,
¤ des représentants du Conseil Municipal au Conseil d’Administration du Comité de Jumelage,
¤ du Président, du Vice-Président et d'un membre du bureau du Comité.
Il se réunit au moins une fois par an et autant de fois que l’exige le bon fonctionnement du Jumelage.
Le « Conseil d’Orientation » n’a pas de responsabilité dans la gestion du Comité de Jumelage qui reste, de la compétence de son Conseil d’Administration.
Article 14
Dans le cas où se présenterait une situation non expressément prévue par le présent protocole, il y aura lieu de réunir le « Conseil d’Orientation » qui sera appelé à faire des propositions, tant au Conseil Municipal qu’au Conseil d’Administration du Comité de Jumelage.
TITRE QUATRIEME
DATE D’EFFET DE LA CONVENTION, RENOUVELLEMENT ET RESILIATION OU RUPTURE
Article 15
La présente convention prend effet le jour de sa signature par les parties.
A partir de cette date, elle se renouvellera d’année en année, par tacite reconduction, sauf dénonciation par l’une des parties, 3 mois avant la date anniversaire de sa signature.
La résiliation devra être signifiée à l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre, contre décharge, à un représentant qualifié.
Article 16
Les modifications qui pourraient être apportées aux statuts du Comité de Jumelage ne devront pas être en contradiction avec les dispositions de la présente Convention.
Dans le cas contraire, la Convention deviendrait immédiatement caduque, la responsabilité de la rupture incombant à l’association signataire.
Article 17
Dans le cas où, dans un délai de trois mois après le vote du budget primitif de la commune, la dotation annuelle de fonctionnement n’aurait pas été versée, le Comité de Jumelage pourrait se considérer comme dégagé provisoirement de toutes les obligations contractées envers la Commune, en vertu du présent protocole quinze jours après avoir donné préavis de suspension au Conseil municipal par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre, contre décharge, à un représentant qualifié.
Seul le versement de la dotation dans un délai justifié pourrait interrompre la suspension et remettre la Convention en vigueur dans tous ses effets.
Dans le cas contraire, la responsabilité de la rupture incomberait à la Commune.
Article 18
En cas de dissolution du Comité de Jumelage ou de rupture de la Convention du fait de cette association, la Commune serait fondée à demander que soit établi un arrêté des comptes, visé conjointement par le Commissaire aux comptes et par un Conseiller municipal désigné à cet effet, et à exiger la restitution de la part de la dotation de l’année en cours et des années antérieures non encore utilisée aux fins pour lesquelles elle était prévue.
Article 19
En cas de rupture de la présente Convention imputable à la Commune, l’association signataire sera tenue de reverser les fonds correspondants à la dotation et subventions éventuelles non utilisés sous réserve des sommes déjà engagées et d’une juste indemnisation du préjudice ainsi subi.
Article 20
Dans le cas où, sur le rapport des Conseillers municipaux délégués, ou par tout autre moyen, le Conseil Municipal aurait acquis la conviction que des fonds provenant de la dotation annuelle ont été détournés de leur destination, il serait fondé, après demande d’explications, à voter la suspension provisoire des effets du présent protocole jusqu’à production des justificatifs nécessaires, ceci indépendamment de toute action qu’il pourrait tenter devant la juridiction compétente.
TITRE CINQUIEME :
AMENDEMENTS AU PROTOCOLE
Article 21
Le présent protocole pourra faire l’objet de toute modification ou addition qui s’avérerait nécessaire, après avis conforme du Conseil Municipal et du Conseil d’Administration du Comité de Jumelage.
Fait en double exemplaire à Les Marches le 5 mars 2001
Pour le Comité de Jumelage Pour la Commune
Le Président Le Maire
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